Prozess Agenturmodell
1. Wenn eine Anfrage keinen offensichtlichen Punkt zur Scheinselbstständigkeit (wie z.B. Projektleitung oder Mitarbeit) enthält und diese Anfrage vom Endkunden kommt (und nicht vom Partner), dann versuchen wir das Agenturmodell abzubilden, da hier eine deutlich höhere Marge erzielt werden kann.
2. Zeitpunkt: Kunde möchte Berater beauftragen und Berater hat zugesagt Telefonisch ist mit dem Kunden im Vorfeld der Vertragsanbahnung ein Factsheet zur Statusbeurteilung des Auftragnehmers zu erstellen – Das Dokument kann beim Geschäftskontakt unter Dokumente gezogen werden - 20200610 2_4_TW_Contracting_Fact Sheet Statusbeurteilung Fremdpersonal_ab 12.2016.docx Die Beurteilung vom Status obliegt JLink – Im Zweifel ist eine rechtliche Beratung einzuholen – Bei einer positiven Bewertung, weiter zu Punkt 3, bei einer negativen Bewertung kann das Projekt durch JLink nicht im Agenturmodell umgesetzt werden und alternative Optionen müssen geprüft werden (Provisionsvertrag)
3. Nach positiver Prüfung des Factsheets, muss das Projekt in SIP auf gewonnen gesetzt werden. Siehe http://qmswiki.jlink.de/index.php/Vertrag_erstellen
4. Generierung Verträge bei dem Kunden: 2_2_TW_Contracting_ JLink Rahmen_Dienstvertrag_mit_KD und 2_3_TW_Contracting_JLink Projektvertrag mit KD. Beide Verträge werden in SIP generiert und dann dem Kunden zur Unterschrift in Mail-Version übersandt, mit der Bitte um Zeichnung und Rückübersendung. Parallel dazu übersenden wir an den Berater das Dokument 20200701 2_3_JLink Unternehmensinformationen_ab 12.2016.docx(kann beim Berater gezogen werden). Idealerweise wird das Dokument mit dem Berater am Telefon ausgefüllt, um evtl. Rückfragen zu klären. Bei Rücksendung erfolgt eine Prüfung auf Vollständigkeit und auf Gründe, die gegen das Agenturmodell sprechen (Compliance Check). Bzgl. Ablage wird das Dokument wie bei den Beraterverträgen gehandhabt (s.u.). Wenn etwas gegen das Agenturmodell spricht, dann Alternativmöglichkeiten (Provisionsvertrag)
5. Wenn Verträge unterzeichnet an JLink zurück geschickt wurden, zeichnen wir auch gegen und übersenden je eine beidseitig unterzeichnete Version an den Kunden zurück, die andere Version bleibt bei JLink zur Ablage – Rahmenvertrag wird im Kundenordner abgeheftet und im Dokumentenmanager hinterlegt, Projektvertrag wird im Projekt abgeheftet und ebenfalls im Dokumentenmanager in SIP hinterlegt. Danach werden beide Verträge im Original unterschrieben und per Post an den Kunden versendet in 2-facher Ausfertigung. Wenn Verträge unterschrieben vom Kunden zurück sind, dann so wie oben beschrieben
6. Da die Verträge kundenseitig unterzeichnet wurden, wird nun ein inhaltlich deckungsgleicher Vertrag mit dem Berater geschlossen Generierung Verträge 2_1_JLink Projektvertrag mit Berater - der Vertrag wird in SIP bei dem Berater generiert und als gescannte Version per Mail an den Berater zur Prüfung/Unterschrift geschickt. Dies darf erst geschehen, wenn der Vertrag kundenseitig unterzeichnet wurde, um diesen deckungsgleich zu erstellen
7. Wenn der Berater den Vertrag unterzeichnet an JLink zurück geschickt hat, zeichnen wir auch gegen und übersenden eine beidseitig unterzeichnete Version an den Berater zurück, die andere Version bleibt bei JLink zur Ablage – Projektvertrag wird im Projekt abgeheftet und ebenfalls im Dokumentenmanager hinterlegt. Anschließend gehen 2 von JLink unterschriebene Originalverträge per Post raus. Nach unterschriebener Rücksendung, werden die Verträge, wie ob beschrieben abgelegt.
8. während der gesamten Projektlaufzeit ist das Projekt zu monitoren. Dies erfolgt im Rhythmus von 4 Wochen. Dazu ist das Monitoringsheet in Zusammenarbeit mit dem Berater zu erstellen, welches unterschrieben wird und dem Kunden zur Prüfung und Unterschrift übersendet wird, mit der Bitte um Rückübersendung zur Ablage. Das Dokument kann ebenfalls in SIP bei dem Berater– Dokument gezogen werden. Sollte beim Monitoring rauskommen, dass sich die Leistungsbeschreibung aus den Verträgen/der Bestellung verändert hat, muss der Vertrag entsprechend angepasst werden (Berater- und Kundenseitig). Parallel hierzu muss monatlich das Stundensheet geprüft werden, ob die Leistungsbeschreibung inhaltlich Abweichungen zur ursprünglichen Leistungsbeschreibung aufweist und ob es Hinweise gibt, die gegen die weitere Durchführung des Agenturmodells gibt. Wenn ja, muss schnellstmöglich ein Gespräch mit der Geschäftsführung geplant werden.
9. Nach Abschluss des Projektes erfolgt eine Zufriedenheitsbefragung des Beraters bzw. des Kunden. Die Mail mit entsprechendem Link kann in SIP als Textbaustein gezogen werden – Mail – Felder einfügen – Textbaustein – JLink Bewertung des Projekteinsatzes nach Projektabschluss beim Kunden bzw. Berater: Befragung nach Projektabschluss (bei Contracting) gezogen werden
Zu 8. Spezielle Vorgehensweise bei der BDR: „Unter Berücksichtigung des Terminplans und der Zwischenberichte des AN führen die Parteien (wtl./mtl.) eine Statusbesprechung durch, bei welcher der Stand der Vertragsdurchführung, evtl. auftretende oder drohende Risiken sowie evtl. anstehende Änderungen besprochen und koordiniert werden. Der AN wird die Statusbesprechungen protokollieren und der BDR jeweils binnen drei Werktagen ein Protokoll der Statusbesprechungen vorlegen.“ (so Wortlaut in den Bestellungen) Die Protokolle der Statusbesprechungen werden an den AP im Fachbereich per Mail versendet und unterschrieben an uns zurück gesendet. Die Protokolle werden im Dokumentenmanager in SIP hinterlegt.